Qui est responsable

BUREAU DE CRÉDIT INC., qui exploite l’agence UmanIA (« UmanIA »), est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Au sein de l’entreprise, la personne ayant la plus haute autorité exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels et approuve la présente politique.

Ce que nous recueillons

• Formulaire de contact : nom, entreprise, numéro de téléphone, courriel et message.
• Infolettre : courriel et preuve de votre consentement.
• Appels à notre ligne : numéro de téléphone et contenu de l’échange. Si l’appel est enregistré ou traité par un agent vocal IA, vous en êtes informé au début de l’appel.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur et témoins nécessaires au fonctionnement du site.

Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires aux fins indiquées ci-dessous.

Pourquoi nous les recueillons

• Répondre à vos questions et à vos demandes de soumission.
• Fournir nos services et en assurer le suivi.
• Vous envoyer notre infolettre, seulement si vous y avez consenti.
• Assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Comment nous les recueillons

Directement auprès de vous, par nos formulaires, par courriel et par téléphone, ainsi que de façon automatisée par les témoins (cookies) et les journaux techniques de notre hébergeur.

Témoins et technologies

Le site utilise des témoins nécessaires à son fonctionnement. Aucune fonction permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage n’est activée par défaut : nos paramètres offrent par défaut le plus haut niveau de confidentialité. Le site charge des polices de caractères de Google Fonts, ce qui transmet votre adresse IP à Google. Si nous ajoutons un jour un outil de mesure d’audience ou de publicité, nous vous en informerons au préalable et vous pourrez le refuser.

Qui y a accès

Seuls les membres de notre équipe qui en ont besoin pour leurs fonctions ont accès à vos renseignements. Nous faisons aussi appel à des fournisseurs (hébergement Web, courriel, téléphonie, intelligence artificielle) liés par contrat et tenus à la confidentialité.

Certains de ces fournisseurs conservent des renseignements à l’extérieur du Québec. Notamment, ce site et notre courriel (info@umania.ca) sont hébergés par Hostinger, sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada. Avant de leur confier des renseignements, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et concluons une entente écrite qui assure une protection adéquate.

Intelligence artificielle

Nos agents vocaux IA peuvent répondre à vos appels. Si une décision vous concernant était fondée exclusivement sur un traitement automatisé, vous en seriez informé. Vous pourriez alors connaître les renseignements utilisés et les principaux facteurs ayant mené à la décision, faire rectifier ces renseignements et présenter vos observations à un membre de notre équipe en mesure de la réviser.

Conservation et destruction

• Demandes de contact et de soumission : 1 an après notre dernier échange.
• Infolettre : jusqu’au retrait de votre consentement.
• Enregistrements d’appels à notre ligne : 12 mois.

À la fin de ces délais, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

Sécurité et incidents

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements : accès limité, connexion chiffrée (HTTPS), mots de passe robustes et sauvegardes. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.

Vos droits

• Accès : savoir quels renseignements nous détenons sur vous.
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retrait du consentement : par exemple, vous désabonner de l’infolettre en tout temps.
• Cessation de diffusion ou désindexation, dans les cas prévus par la loi.

Faites votre demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels. Nous y répondons par écrit au plus tard dans les 30 jours de sa réception.

Plaintes et recours

Pour toute plainte, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels. Nous accusons réception, examinons la situation et vous répondons par écrit. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Clients d’UmanIA Phone

Lorsque nos agents vocaux répondent aux appels d’une entreprise cliente, nous traitons les renseignements pour son compte et selon ses instructions. Pour exercer vos droits à l’égard de ces renseignements, adressez-vous d’abord à cette entreprise.

Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. Toute modification est publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour.

Who is responsible

BUREAU DE CRÉDIT INC., which operates the UmanIA agency (“UmanIA”), is responsible for protecting the personal information it holds. Within the company, the person with the highest authority acts as the person in charge of the protection of personal information and approves this policy.

What we collect

• Contact form: name, company, phone number, email and message.
• Newsletter: email and proof of your consent.
• Calls to our line: phone number and content of the call. If the call is recorded or handled by an AI voice agent, you are told at the start of the call.
• Technical data: IP address, browser type and cookies needed for the site to work.

We only collect what is necessary for the purposes below.

Why we collect it

• To answer your questions and quote requests.
• To provide our services and follow up on them.
• To send you our newsletter, only if you have consented.
• To keep the site secure and working properly.

We do not sell your personal information.

How we collect it

Directly from you, through our forms, by email and by phone, and automatically through cookies and our host’s technical logs.

Cookies and technologies

The site uses cookies needed for it to work. No feature that could identify you, locate you or profile you is turned on by default: our settings provide the highest level of privacy by default. The site loads fonts from Google Fonts, which sends your IP address to Google. If we ever add an audience-measurement or advertising tool, we will tell you beforehand and you will be able to refuse it.

Who has access

Only team members who need your information for their work can access it. We also use service providers (web hosting, email, telephony, artificial intelligence) bound by contract and confidentiality.

Some providers store information outside Québec. In particular, this website and our email (info@umania.ca) are hosted by Hostinger, on servers located outside Canada. Before entrusting them with information, we assess privacy-related factors and sign a written agreement ensuring adequate protection.

Artificial intelligence

Our AI voice agents may answer your calls. If a decision about you were based exclusively on automated processing, you would be informed. You could then learn what information was used and the main factors behind the decision, have that information corrected, and submit your comments to a team member able to review it.

Retention and destruction

• Contact and quote requests: 1 year after our last exchange.
• Newsletter: until you withdraw your consent.
• Recordings of calls to our line: 12 months.

At the end of these periods, information is securely destroyed or anonymized.

Security and incidents

We take reasonable measures to protect your information: limited access, encrypted connection (HTTPS), strong passwords and backups. If a confidentiality incident presents a risk of serious harm, we promptly notify the Commission d’accès à l’information and the people concerned.

Your rights

• Access: know what information we hold about you.
• Correction: have inaccurate, incomplete or equivocal information corrected.
• Withdrawal of consent: for example, unsubscribe from the newsletter at any time.
• Cessation of dissemination or de-indexing, in the cases provided by law.

Send your request in writing to the person in charge of the protection of personal information. We reply in writing within 30 days of receiving it.

Complaints and recourse

For any complaint, write to the person in charge of the protection of personal information. We acknowledge receipt, review the situation and reply in writing. If you are not satisfied, you may contact the Commission d’accès à l’information du Québec.

UmanIA Phone customers

When our voice agents answer calls for a client business, we process the information on its behalf and according to its instructions. To exercise your rights regarding that information, please contact that business first.

Changes

We may update this policy. Any change is published on this page, with its update date.